La pianificazione commerciale di Parmalat comprende la gestione di molteplici categorie merceologiche con dinamiche di supply differenziate. In Parmalat, le fasi di pianificazioni sono state per lungo tempo gestite attraverso tre sistemi: uno per la gestione delle promozioni integrata con il software gestionale che alimentava la fatturazione; un sistema previsionale che effettuava elaborazioni offiline implementato su fogli di Excel e infine un sistema per il caricamento della contrattualistica. I tre sistemi non sono stati integrati in origine e sono stati utilizzati dalle varie aree commerciali in modo asincrono, tra le funzioni amministrative e di pianificazione.
Un sistema che ha fatto emergere nel tempo alcuni aspetti di criticità soprattutto per quanto riguarda la tracciabilità dei processi, impossibilitata dalla mancanza d’integrazione e di un workflow sincrono. In particolare la rintracciabilità dei processi richiedeva la ricongiunzione di file differenti, con sorgenti e tempistiche di prima redazione non consecutive e provenienti da funzioni commerciali diversificate. Una situazione a bassa efficienza e soprattutto suscettibile ad errori. Secondo il direttore vendite Parmalat Bu Italia Maurizio Bassani, una situazione da modificare con la ricerca di uno strumento che potesse integrare tutte le funzioni e i dati associati: “La nostra forza vendita lavorava in momenti e con strumenti diversificati dovendo gestire una complessità importante. Era quindi diventato necessario che i dati commerciali potessero essere condivisi da tutta la catena: dall’area commerciale operativa all’area vendite, dal marketing a tutta l’area supply chain, in modo da ottimizzare un processo strategico come quello della programmazione. Da qui è nata l’esigenza di trovare uno strumento unico, flessibile e integrato a livello aziendale che consentisse un’uniformità di lettura delle informazioni”.
L’esperienza operativa e di interazione tra le diverse aree commerciali ha determinato un quadro d’insieme di esigenze. La ricerca di una soluzione informatica ad hoc è stata effettuata in funzione del quadro emerso al fine di generare un output di dati univoci, disponibili in real time per tutte le aree commerciali, rendendo il set dei processi gestiti maggiormente fluido, veloce e accessibili da tutti gli addetti che concorrono alle attività. La scelta di Parmalat è stata la suite applicativa Syntonia dell’omonima Division di Dsm Group, ritenuta la soluzione maggiormente adeguata alla gestione di tutti i processi di pianificazione commerciale dell’azienda, per tutti i canali di vendita e per tutti i prodotti.
La fase di implementazione della soluzione ha visto l’analisi delle modalità in cui avvengono le operation rispetto alle strutture commerciali dedicate a gd/do, ai marchi nazionali, locali e del latte fresco, oltre alle strutture per il normal trade, il catering, le private label, alcune delle quali operano a livello territoriale, come nel caso della Sicilia. “Per la parte promozioni, sono stati individuati dei key user che ci hanno aiutato a capire cosa dei nostri vecchi sistemi si poteva riprodurre e cosa, invece, non era presente ed era utile introdurre. Per gli altri canali, che si occupano di stime a volumi, dove non esisteva uno strumento informativo a supporto, abbiamo fatto noi una proposta di modellazione raccogliendo i loro feedback” -ha dichiarato Laura Tanzi, business analyst Parmalat Bu Italia- “Oggi, sono circa 80 gli utenti diretti sul sistema dal punto di vista dell’input dell’informazione mentre, lato back office, il dato viene utilizzato da molte più persone: back office, trade marketing, demand planning, analisi di business”.
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